A A A

Praca zdalna a dofinansowanie z PFRON

Gazeta Podatkowa

Począwszy od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe regulacje w zakresie pracy zdalnej. Z tą formą pracy wiążą się nowe koszty, które będzie musiał pokryć pracodawca. W efekcie rozszerzeniu uległ katalog kosztów wliczanych do kosztów płacy. W jaki sposób wydatki te wpłyną na dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników?

Praca zdalna

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, np. w miejscu zamieszkania pracownika. Możliwość wykonywania pracy zdalnej i warunki jej świadczenia określa pracodawca. Obowiązkiem pracodawcy jest:

zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy w tej formie, a także instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi lub pokrycie kosztów tych czynności,
pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli tak wynika z odpowiednich dokumentów zakładowych.

Strony mogą ustalić, że pracownicy przy wykonywaniu pracy zdalnej będą korzystać z posiadanych przez siebie zasobów, co łączy się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Wypłata ekwiwalentu może być zastąpiona obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Rozszerzony katalog kosztów płacy

W związku z nowymi uregulowaniami w zakresie pracy zdalnej rozszerzeniu uległ katalog kosztów wliczanych do kosztów płacy. Od 7 kwietnia 2023 r. jako koszty płacy traktuje się wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na: FP, FGŚP i FS. Natomiast w przypadku świadczenia pracy zdalnej przez pracownika w katalogu tych kosztów trzeba będzie też uwzględniać świadczenia określone w art. 67²⁴ § 3 i § 4 Kodeksu pracy, czyli wspomniany wcześniej ekwiwalent lub ryczałt wypłacany niepełnosprawnemu pracownikowi z tytułu pracy zdalnej.

Warunki ponoszenia kosztów płacy

Co do zasady, aby uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika, muszą być spełnione określone warunki. Pomoc ta nie zostanie wypłacona m.in.:

jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych,
gdy wynagrodzenie zostało wypłacone po dniu złożenia wniosku o wypłatę dofinansowania,
jeśli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni (dopuszczalna jest zapłata składek ZUS powyżej 14 dni, jeżeli zaległość nie przekroczy 2% należnych składek za okres sprawozdawczy).

Niedotrzymanie tych warunków w odniesieniu do ekwiwalentu czy ryczałtu spowoduje, że pracodawcy nie będzie przysługiwało dofinansowanie za dany miesiąc.

Warto wspomnieć, że obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość wypłaty ryczałtu nie co miesiąc, ale np. kwartalnie. W takiej sytuacji pracodawca nie uwzględnia tego wydatku w kosztach pracy. Nie ma on też wpływu na wysokość wypłacanego wsparcia. Poza tym wydatek taki nie podlega ocenie co do warunków niezbędnych do otrzymania dofinansowania.

Pytania i odpowiedzi w zakresie pokrycia kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej

"(...) Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika, np. za energię elektryczną?

Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem (...), gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości ww. świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu) (...)".

Źródło: www.gov.pl/web/rodzina

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 100 ze zm.)