A A A

Akta osobowe i inna dokumentacja pracownicza

Gazeta Podatkowa

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe oraz inna dokumentacja pracownicza prowadzona jest w oparciu o rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), dalej rozporządzenie dokumentacyjne. Przewiduje ono podział akt osobowych na cztery części obejmujące dokumenty dotyczące:

ubiegania się o zatrudnienie (A),
nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B),
rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C),
odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D).

Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymuje obowiązującą również w poprzednim stanie prawnym zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Wprowadza ponadto możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów, dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Rozporządzenie dokumentacyjne określa też zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.

W aktach osobowych mogą być przechowywane odpisy lub kopie dokumentów, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego osobę.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić - oprócz akt osobowych - również inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia). Składają się na nią:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, określone w § 6 pkt 1 lit. b) - d) rozporządzenia,
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Przepisy Kodeksu pracy nakładają ponadto na pracodawcę obowiązek prowadzenia m.in.:

ewidencji pracowników młodocianych (art. 193 K.p.),
rejestru wypadków przy pracy (art. 234 § 3 K.p.),
rejestru zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 K.p.),
rejestru rodzajów prac w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym oraz rejestru pracowników zatrudnionych przy tych pracach (art. 222 § 2 K.p.),
rejestru prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz pracowników zatrudnionych przy takich pracach (art. 222¹ § 2 K.p.),
wykazu stanowisk na których wykonywane są prace w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze oraz ewidencji pracowników wykonujących takie prace (art. 41 ust 4 ustawy z dnia 9 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, Dz. U. z 2023 r. poz. 164).