Zawarcie umowy o pracę

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej (przez co należy również rozumieć formę elektroniczną, opatrzoną bezpiecznym podpisem lub bezpieczną pieczęcią elektroniczną pracodawcy). Jeżeli ten wymóg nie został spełniony, pracodawca powinien, najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.). Ponieważ forma pisemna nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności, zawarcie umowy w formie ustnej (a nawet w sposób dorozumiany, poprzez dopuszczenie do pracy) jest ważne i wiąże strony. Niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę stanowi jednak wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 2 K.p.).

Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Ponadto możliwe jest zawarcie umowy na zastępstwo nieobecnego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.

Zatrudnianie pracownika na podstawie umowy lub umów na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy. Ponadto liczba tego rodzaju umów zawieranych między tymi samymi stronami nie może przekroczyć 3. Wskazane limity zatrudniania terminowego obowiązują od 22 lutego 2016 r., przy czym w odniesieniu do umów na czas określony, które trwały w tym dniu, limit 33 miesięcy liczony był od tej daty i upłynął 21 listopada 2018 r. - przy założeniu, że pracownik był zatrudniany na podstawie umowy lub umów na czas określony bez ani jednego dnia przerwy. W razie wystąpienia takich przerw, zliczeniu na poczet limitu 33 miesięcy podlegają wszystkie umowy na czas określony zawarte po 22 lutego 2016 r. oraz umowa na czas określony trwająca w tym dniu, w zakresie przypadającym od 22 lutego 2016 r.

Dla potrzeb stosowania limitu ilościowego umów, umowa na czas określony trwająca w dniu 22 lutego 2016 r. jest traktowana jako pierwsza lub jako druga umowa na czas określony (w zależności od tego, czy jest pierwszą, czy drugą umową zawartą między tymi samymi stronami, bezpośrednio po sobie lub w przeciągu maksymalnie miesiąca przerwy między umowami). Przekroczenie wskazanych wcześniej limitów skutkuje uznaniem, że pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony. Należy zaznaczyć, że przepisy przewidują kilka wyjątków od obowiązku przestrzegania limitów, m.in. w odniesieniu do umów zawieranych na czas zastępstwa czy na okres prac sezonowych.

Umowa o pracę winna określać strony umowy, jej rodzaj i datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:

• rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
   
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
   
• wymiar czasu pracy,
   
• termin rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1 K.p.).

Ponadto w razie zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika, wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo przez okres kadencji, a także w przypadku wystąpienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy uzasadniających niestosowanie limitów zatrudnienia na czas określony, w umowie o pracę określa się konkretną przesłankę niestosowania tych limitów.

Trzeba podkreślić, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli nie jest on określony, wówczas zatrudnienie rozpoczyna się w dacie podpisania umowy. Wymienione w art. 29 § 1 K.p. warunki zatrudnienia, które należy określić w umowie o pracę, nie stanowią katalogu zamkniętego. Strony mogą go więc rozszerzyć o dodatkowe ustalenia. Muszą się one jednak mieścić w granicach obowiązującego prawa (m.in. prawa pracy) oraz nie pogarszać sytuacji pracownika w porównaniu do rozwiązań ustawowych. Należy też wskazać, że niektóre kwestie związane z zatrudnieniem powinny być uregulowane w odrębnej umowie, np. zakaz konkurencji, współodpowiedzialność materialna.

Bez względu na wielkość zatrudnienia pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). W tym celu powinien założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z czterech części oznakowanych literami A, B, C i D. Zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).