Warunki zaliczania składników majątku do środków trwałych

Dla celów podatkowych za środki trwałe podlegające amortyzacji uznaje się nabyte lub wytworzone we własnym zakresie:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
   
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
   
• inne przedmioty,

gdy wymienione składniki majątku spełniają równocześnie następujące warunki:

• stanowią własność lub współwłasność podatnika,
   
• są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
   
• przewidywany przez podatnika okres ich używania jest dłuższy niż rok,
   
• wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Własność lub współwłasność środka trwałego

Własność lub współwłasność składnika majątku jest jednym z warunków, którego spełnienie pozwala na dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Wyjątkiem od tej zasady jest wykorzystywanie składnika majątku na podstawie umowy leasingu finansowego.

Jeżeli składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wtedy ma on prawo zaliczyć ten składnik do środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej, którą ustalił w takiej proporcji, w jakiej pozostaje jego udział we współwłasności (art. 22g ust. 11 updof oraz art. 16g ust. 8 updop).

Przykład

Ojciec z synem wspólnie kupili samochód. Udziały we współwłasności są równe. Samochód wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej tylko syn. Samochód został ujęty w ewidencji środków trwałych prowadzonej przez syna. Wartość początkową stanowi kwota odpowiadająca 50% wartości tego pojazdu.

Zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących współwłasność majątkową małżonków. Oznacza to, że składniki majątku wykorzystywane w działalności gospodarczej przez jednego z małżonków, choć stanowią również współwłasność drugiego małżonka, podlegają pełnej amortyzacji u małżonka, który wykorzystuje je w prowadzonej działalności.

Przykład

Państwo Janina i Jan Kowalscy objęci są wspólnością majątkową. Kupili samochód osobowy. Pojazd ten został zarejestrowany na panią Janinę. Pan Jan zamierza wykorzystywać ten pojazd w jednoosobowej działalności gospodarczej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby samochód ujął w ewidencji środków trwałych i amortyzował go w całości. Nie mógłby tak postąpić, gdyby wyłącznym właścicielem samochodu była jego żona.

Przepisy prawa przewidują możliwość wybudowania budynku lub budowli na cudzym gruncie, jeśli grunt ten jest użytkowany na podstawie umowy najmu lub dzierżawy z prawem wybudowania na nim budynku lub budowli. Wybudowane obiekty nie będą stanowiły własności podatnika, ale w okresie wykorzystywania ich przez podatnika w prowadzonej działalności będzie miał on prawo do ich amortyzacji. Budynki (budowle) wybudowane na cudzym gruncie stanowią odrębną kategorię środków trwałych, są one wskazane w art. 22a ust. 2 pkt 2 updof i art. 16a ust. 2 pkt 2 updop. W tym przypadku choć nie są własnością podatnika, to do celów podatkowych podlegają one amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania.

Amortyzować można też środek trwały przewłaszczony na zabezpieczenie spłaty kredytu. Kredytobiorca wprawdzie nie jest w tym czasie jego właścicielem, ale z przepisów art. 22f ust. 5 updof i art. 16f ust. 4 updop jednoznacznie wynika, że to on nalicza odpisy amortyzacyjne.

Kompletność środka trwałego i jego zdatność do użytku

Drugim warunkiem zaliczenia składnika majątku do środków trwałych jest jego kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do używania. Tym samym nie jest możliwe amortyzowanie np. budynku w trakcie budowy. Z kolei nie trzeba przerywać amortyzacji obiektów np. czekających na remont. Jedynie środek trwały, który nie jest używany na skutek zawieszenia wykonywania działalności na podstawie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców lub który przestał być używany na skutek zaprzestania przez podatnika działalności, w której środek ten był wykorzystywany, nie podlega dalszej amortyzacji.

Okres używania środka trwałego

Składnik majątku będzie zaliczony do środków trwałych, jeśli przewidywany okres jego użytkowania jest dłuższy niż rok. Składników majątku kompletnych i zdatnych do użytku, wykorzystywanych w działalności gospodarczej podatnika nie zalicza się do środków trwałych, jeżeli przewidywany okres ich używania nie przekracza roku.

Jeżeli więc podatnik uzna, że dany składnik majątku nie będzie przez niego używany dłużej niż rok, np. planuje sprzedać go przed upływem roku od daty nabycia, wówczas ma prawo wydatki poniesione na jego nabycie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Gdyby jednak po upływie roku okazało się, że założenie to było błędne, podatnik poniesie konsekwencje przewidziane odpowiednio w art. 22e updof lub art. 16e updop.

Wykorzystywanie środka trwałego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością

Ostatnim warunkiem, który musi być spełniony, aby dany składnik majątku zaliczyć do środków trwałych, jest wykorzystywanie go na potrzeby związane z prowadzoną działalnością lub oddanie go do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. Jeżeli podatnik tylko przeznaczy dany składnik majątku do celów prowadzonej działalności, lecz nie będzie go użytkował zgodnie z tym przeznaczeniem, to nie będzie mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.