Kto w 2024 r. może rozliczać VAT za okresy kwartalne?

Podatnik VAT ma możliwość rozliczania VAT za okresy miesięczne lub kwartalne. Przy czym nie wszyscy podatnicy mają możliwość rozliczania podatku VAT w sposób kwartalny. Tylko bowiem podmiot uznany za małego podatnika może rozliczać podatek VAT za okresy kwartalne, jeżeli od chwili zarejestrowania do VAT minęło 12 miesięcy.

Definicja małego podatnika

Status małego podatnika przysługuje podmiotom, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro (limit ten został podwyższony od 1 lipca 2023 r. z 1.200.000 euro), czyli 9.218.000 zł.

Natomiast w przypadku podatników prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, zarządzających alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze (z wyjątkiem komisu) - limit prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą VAT) nie może przekraczać w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro, czyli 207.000 zł.

Kwartalny sposób rozliczania VAT

Mały podatnik VAT ma możliwość rozliczania podatku VAT za okresy kwartalne nie wybierając przy tym metody kasowej. Kwartalna metoda rozliczeń VAT może być również stosowana przez podatników podlegających opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek, o którym mowa w art. 28j ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.) - tzw. estońskim CIT, jeżeli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) u tych podatników nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 4.000.000 euro.

Zawiadomienie o wyborze kwartalnej metody rozliczania VAT (na druku VAT-R) musi być złożone najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa (art. 99 ust. 3 ustawy o VAT).

Należy jednak podkreślić, że z kwartalnego rozliczania VAT nie mogą korzystać podatnicy wymienieni w art. 99 ust. 3a ustawy o VAT, czyli:

• zarejestrowani przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnicy VAT czynni - przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja lub
• którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50.000 zł, lub
• którzy w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 ustawy o VAT, czyli rozliczanego poprzez deklarację,
• w przypadku gdy w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.), nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2360), w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego (dotyczy podatników, którzy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej).

Oprócz tego, jak wskazano w art. 99 ust. 3e ustawy o VAT, podatnicy, którzy nie zapewnili możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, są obowiązani do składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku - jeżeli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w drugim miesiącu kwartału - deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału,

2) następujący po kwartale, w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku - jeśli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Powrót do rozliczenia kwartalnego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym zostało stwierdzone naruszenie obowiązku (art. 99 ust. 4b ustawy o VAT).

Kasowa metoda

Posiadanie statusu małego podatnika wiąże się z prawem do stosowania metody kasowej, o której mowa w art. 21 ustawy o VAT. Jest to jednak dobrowolne. Stąd też ustawodawca przewidział, że jej stosowanie następuje poprzez złożenie przez podatnika stosownego zawiadomienia o takim wyborze. Zawiadomienie to składa się w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik chce stosować tę metodę. Dokonuje się tego na druku VAT-R poprzez zaznaczenie w poz. 46 kwadratu 1 i podanie okresu, od którego podatnik będzie stosował metodę kasową.

Metoda kasowa polega na specyficznym rozliczaniu podatku VAT należnego. Obowiązek podatkowy u małych podatników stosujących tę metodę powstaje bowiem:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT (przykład 1) bądź też

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1 (przykład 2).

Otrzymanie częściowej zapłaty za towar czy usługę powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania VAT muszą zawierać oznaczenie "metoda kasowa".

Podatnik stosujący metodę kasową odlicza podatek VAT w inny sposób niż pozostali podatnicy VAT. Zasady odliczania VAT przez tych podatników reguluje art. 86 ust. 10e ustawy o VAT. Jak wynika z tego przepisu, podatnicy ci mają, co do zasady, prawo do odliczenia VAT nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonają zapłaty za nabyte towary czy usługi. Uregulowanie części należności uprawnia podatnika stosującego kasową metodę rozliczania VAT do odliczenia części VAT (przykład 3).

W przypadku gdy mały podatnik rozliczający VAT kwartalnie nie odliczy VAT w terminie określonym powyżej, ma możliwość skorzystania z tego prawa w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli podatnik nie odliczy VAT także w tych terminach, to ma prawo do dokonania odliczenia w terminie późniejszym, ale wyłącznie poprzez korektę deklaracji za okres, w którym powstało prawo do odliczenia albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych po tym okresie - nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało to prawo.

Wybór kasowej metody rozliczania VAT zobowiązuje podatnika, co do zasady, do składania deklaracji VAT za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym przypadku jest to plik JPK_V7K. Podatnik ten wysyła za:

• pierwszy i drugi miesiąc kwartału - część ewidencyjną pliku JPK_V7K w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz
• trzeci miesiąc kwartału - część ewidencyjną za ten miesiąc do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz część deklaracyjną za cały kwartał.

Ponadto mały podatnik traci prawo do stosowania metody kasowej począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpi przekroczenie kwoty określonej w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

Mały podatnik, u którego wartość sprzedaży przekroczyła kwotę określoną w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT, składa deklaracje za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału (przykład 4),

2) następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę - jeśli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Powołany przepis zgodnie z art. 99 ust. 6 ustawy o VAT stosuje się odpowiednio do podatników:

• którzy zrezygnowali z prawa do rozliczania się metodą kasową oraz
• o których mowa w art. 99 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, czyli podatników stosujących w podatku dochodowym od osób prawnych opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych:

a) u których wartość sprzedaży przekroczy kwotę określoną w art. 99 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, tj. 4.000.000 euro,

b) którzy przestaną spełniać warunki do opodatkowania tzw. estońskim CIT.

Mały podatnik, który wybrał kasową metodę rozliczeń, może z niej zrezygnować, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą (art. 21 ust. 3 ustawy o VAT). Warunkiem tej rezygnacji jest zawiadomienie na piśmie naczelnika urzędu skarbowego (poprzez aktualizację druku VAT-R), w terminie do końca kwartału, w którym metoda ta była stosowana.

Trzeba podkreślić, że mały podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, który wybrał kasową metodę rozliczania VAT, ma obowiązek składania deklaracji za okresy miesięczne przez okres 12 miesięcy, począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja. W tym czasie może jednak stosować kasową metodę rozliczania VAT, tj. rozliczać podatek VAT należny i naliczony w sposób szczególny.

Także w sytuacji, gdy mały podatnik utraci możliwość składania deklaracji kwartalnych z uwagi na przekroczenie przez niego kwoty 50.000 zł (bez podatku VAT) w zakresie dokonanej dostawy towarów lub usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to nie może on składać deklaracji kwartalnych. Jednak nie stoi to na przeszkodzie, aby rozliczał VAT metodą kasową.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)