Nadanie NIP

Nadanie NIP

Identyfikatorem podatkowych podatników prowadzących działalność gospodarczą jest NIP. Nadanie tego numeru następuje po złożeniu zgłoszenia identyfikacyjnego. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, a także liczbę prowadzonych przedsiębiorstw. NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika.

NIP dla przedsiębiorcy przez CEIDG

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, które podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zgłoszenie identyfikacyjne stanowiące podstawę nadania NIP składają w ramach wniosku o wpis do CEIDG.

CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku, niezbędne do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Dane są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dokonaniu wpisu. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w CEIDG. Informacja o NIP jest automatycznie przekazywana do CEIDG za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez Centralny Rejestr Podmiotów - Krajową Ewidencję Podatników (CRP KEP), nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

NIP dla osoby niewpisanej w CEIDG

Osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą, ale niepodlegającą wpisowi do CEIDG, również musi mieć NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne składa w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7. Zgłoszenie to można złożyć w wersji papierowej lub w formie elektronicznej. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do niego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

NIP dla podmiotów zarejestrowanych w KRS

Zgłoszenie identyfikacyjne podmiotów podlegających wpisowi do KRS opiera się na dwóch rodzajach danych: podstawowych (objętych treścią wpisu w KRS, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych) oraz uzupełniających. Podatnik zgłasza informacje podstawowe tylko we wniosku o wpis do KRS. KRS przekazuje je automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do CRP KEP oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast do ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) są one przekazywane z CRP KEP.

NIP jest nadawany automatycznie po zamieszczeniu w CRP KEP danych podstawowych danego podmiotu, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego - po zamieszczeniu danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych. Informacja o NIP powinna być przekazana przez CRP KEP do KRS automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Procedura ta może się wydłużyć do 3 dni, jeżeli zachodzi konieczność przeprowadzenia przez urząd skarbowy postępowania wyjaśniającego, czy podmiot nie otrzymał już wcześniej NIP. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w KRS.

Podmiot zgłasza natomiast samodzielnie dane uzupełniające. Są to informacje wymagane w relacjach z administracją skarbową, GUS i ZUS. Do danych uzupełniających niezbędnych w kontaktach z administracją skarbową zalicza się: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w SKOK, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową (w tym jego NIP), adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników (w tym ich identyfikatory podatkowe). Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających należy złożyć na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do KRS. Krótszy termin wskazuje jednak ZUS w swoim poradniku dotyczącym rejestracji firmy w KRS (zamieszczonym na stronie internetowej www.zus.pl). Można w nim przeczytać, że jeżeli nowo utworzony podmiot ma być płatnikiem składek, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających musi złożyć w ciągu 7 dni od daty rejestracji w KRS. NIP-8 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet podpisuje uprawniona osoba kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Osoba ta musi być uprzednio zgłoszona na formularzu UPL-1.

NIP dla innych podmiotów

Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do KRS, składają zgłoszenie identyfikacyjne na NIP-2.

Są to przede wszystkim spółki cywilne. Od 1 stycznia 2023 r. zgłoszenie NIP-2 przeznaczone jest także dla grup VAT. Grupa VAT to szczególnego rodzaju podatnik istniejący tylko do celów rozliczania VAT. Tworzą go podmioty powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Grupa VAT (jako podatnik) musi wystąpić o nadanie NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 składa przedstawiciel grupy, czyli jeden z członków wyznaczony do jej reprezentowania, wskazany w umowie o utworzeniu grupy VAT.

NP-2 składa się zasadniczo w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę rejestrującego się podmiotu. W przypadku grupy VAT właściwym organem podatkowym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy VAT. Urząd skarbowy wydaje potwierdzenie nadania NIP nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.