Zasady powoływania pełnomocnika i prokurenta przez przedsiębiorcę

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z różnymi obowiązkami, dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy pełnomocnika. Pełnomocnik to osoba, która działa w imieniu przedsiębiorcy i wypełnia za niego różnego rodzaju obowiązki. Z danych opublikowanych przez resort rozwoju wynika, że na 2,6 mln aktywnych działalności gospodarczych zarejestrowanych w CEIDG z tego rodzaju wsparcia korzysta 374,1 tys. firm. W jaki sposób można powołać takiego pełnomocnika? Jakie uprawnienia można mu nadać? Czym różni się pełnomocnik od prokurenta?

Rodzaje pełnomocnictw

Z danych resortu rozwoju wynika, że 374,1 tys. aktywnych przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG ma ustanowionych 395,6 tys. pełnomocników. Liczba pełnomocników przewyższa liczbę aktywnych przedsiębiorstw, ponieważ możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa więcej niż jednej osobie. Pełnomocników najczęściej ustanawiają przedsiębiorcy z branży budowlanej, zajmujący się drogowym transportem towarów oraz fryzjerzy.

Pełnomocnictwo to jednostronna czynność prawna polegająca na upoważnieniu konkretnej osoby do działania w imieniu osoby powołującej (mocodawcy).

Istnieją dwa rodzaje pełnomocnictwa:

• pełnomocnictwo zwykłe - może być udzielone przez dowolny podmiot, czyli osobę fizyczną, w tym również prowadzącą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, osobę prawną, czyli spółkę kapitałową wpisaną do KRS, lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, np. spółkę osobową wpisaną do KRS,
• prokura - może być udzielona przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG oraz przez podmioty wpisane do KRS.

Pełnomocnictwo zwykłe

Istnieją 3 podstawowe rodzaje pełnomocnictwa zwykłego. Są to:

• pełnomocnictwo ogólne - na jego podstawie działania pełnomocnika są ograniczone wyłącznie do zwykłego zarządu, czyli czynności związanych z podejmowaniem zwykłych, bieżących działań dotyczących spraw przedsiębiorcy - wówczas powołany pełnomocnik może załatwiać sprawy przed organami administracji; należy go udzielić w formie pisemnej (przykład 1),
• pełnomocnictwo rodzajowe - przedsiębiorca udziela go w sytuacji, kiedy działania podejmowane przez pełnomocnika mają wykraczać poza sprawy zwykłego zarządu - w tym przypadku wymagane jest szczegółowe określenie zakresu czynności, do wypełnienia których umocowany będzie pełnomocnik (przykład 2),
• pełnomocnictwo szczegółowe - udziela się go, kiedy działania powoływanego pełnomocnika mają wiązać się z wykonaniem konkretnej czynności prawnej, w odniesieniu do której obowiązujące przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania przez pełnomocnika pełnomocnictwa szczegółowego - może być ono udzielone np. do zakupu nieruchomości lub sprzedaży samochodu, może być też wykorzystane do reprezentacji przed organami podatkowymi, wówczas przykładowo pełnomocnik może złożyć w imieniu przedsiębiorcy deklarację podatkową bądź ją odebrać lub też wystąpić o taką decyzję w imieniu mocodawcy (przykład 3).

Przedsiębiorca może zgłosić do CEIDG dowolną liczbę pełnomocników.

Forma powołania pełnomocnika

W myśl regulacji zawartych w art. 99 ust. 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740), pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Natomiast jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Przykładowo trzeba będzie je zawrzeć w formie notarialnej przy udzieleniu pełnomocnistwa do zbycia lub nabycia nieruchomości

Powołanie pełnomocnika w CEIDG

Przedsiębiorca chcąc zgłosić pełnomocnika do CEIDG musi złożyć wniosek aktualizujący jego wpis w CEIDG. Zgłoszenia pełnomocnika dokonuje się na druku CEIDG-1. Następuje to poprzez wypełnienie rubryki nr 28 druku "Udzieliłem pełnomocnictwa do prowadzenia moich spraw". Opublikowanie w CEIDG informacji o pełnomocniku jest równoznaczne w skutkach z udzieleniem pełnomocnictwa na piśmie.

W przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną, wypełniając formularz CEIDG-1, należy podać: imię i nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia, informację o obywatelstwie polskim pełnomocnika, o ile takie posiada, i innych obywatelstwach pełnomocnika. Ponadto trzeba podać adres zamieszkania lub wykonywania działalności gospodarczej bądź siedziby pełnomocnika, a także adres do doręczeń, jeżeli jest inny niż wcześniej wymieniono, numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile taki posiada, dane kontaktowe. Można też podać adres poczty elektronicznej, strony internetowej i numer telefonu.

W razie pełnomocnika będącego osobą prawną należy podać: firmę pełnomocnika, adres siedziby, numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile taki posiada, oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP), dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej, strony internetowej, numer telefonu.

Warto w tym miejscu wskazać, że art. 41 ust. 1 ustawy o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2296 ze zm.) przewiduje, iż w zakresie, w jakim umocowanie pełnomocnika do działania w imieniu przedsiębiorcy zostało opublikowane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEIDG, do wykazania przed organami administracji publicznej upoważnienia do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy nie stosuje się art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735). W praktyce oznacza to, że pełnomocnik ujawniony w ewidencji nie musi składać do akt postępowania pełnomocnictwa bądź jego odpisu. W takich sytuacjach organ administracji publicznej z urzędu potwierdza w CEIDG upoważnienie pełnomocnika do prowadzenia spraw w imieniu przedsiębiorcy. Regulacja ta nie znajduje jednak zastosowania w odniesieniu do spraw prowadzonych na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540) oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422 ze zm.). W tych sprawach pełnomocnik musi wykazywać swoje umocowanie w sposób określony tymi ustawami.

Co ważne, przedsiębiorca ustanawiając pełnomocnika w CEIDG za pośrednictwem Konta przedsiębiorcy ma możliwość samodzielnego opisowego określenia zakresu pełnomocnictwa. Od tego zakresu zależy rodzaj czynności, jakie będzie mógł wykonywać pełnomocnik "opublikowany" w CEIDG.

Powołanie prokurenta

Prokurentem może zostać wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokurentem nie może być osoba prawna.

Prokura stanowi rodzaj pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę podlegającemu obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które umożliwia reprezentowanie firmy w większości sytuacji związanych z jej prowadzeniem.

Wyróżnia się cztery podstawowe rodzaje prokury. Są to:

• prokura samoistna - pozwala na samodzielne działanie prokurenta w zakresie wynikającym z umocowania - taki prokurent jest uprawniony do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa,
• prokura łączna - upoważnia do działania w imieniu przedsiębiorcy tylko łącznie z innym prokurentem,
• prokura łączna - upoważnia do działania z innym prokurentem oraz dodatkowo z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem osobowej spółki handlowej,
• prokura swoiście łączna (tak zwana prokura łączna niewłaściwa) - upoważnia tylko do działania z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem osobowej spółki handlowej.

Działanie prokurenta nie zastępuje ani nie ogranicza osobistego działania przedsiębiorcy w firmie.

Uprawnienia prokurenta są bardzo szerokie, bo obejmują wszystkie czynności sądowe i pozasądowe, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa. Chodzi tu o każdą czynność, która w jakikolwiek sposób jest związana z działalnością przedsiębiorcy, a więc reprezentowanie go przed wszystkimi sądami i urzędami, zawieranie w jego imieniu umów sprzedaży, najmu, podpisywanie weksli, zaciąganie kredytów i pożyczek, zawieranie umów o pracę.

Z szerokiego zakresu możliwości działania prokurenta wyłączonych jest kilka czynności, do których prokurent nie ma uprawnień i potrzebuje dodatkowego umocowania w pełnomocnictwie szczególnym. Są to:

• zbycie przedsiębiorstwa,
• oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
• zbycie lub obciążenie nieruchomości,
• powołanie innego prokurenta.

Udzielona prokura wygasa w przypadku:

• wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru,
• śmierci prokurenta,
• odwołania prokurenta,
• ogłoszenia upadłości,
• otwarcia likwidacji,
• przekształcenia przedsiębiorcy.

Co ważne, śmierć przedsiębiorcy oraz utrata zdolności do czynności prawnych nie powodują wygaśnięcia prokury.

Przykładowe wypełnienie formularza CEIDG-1 przy zgłoszeniu pełnomocnika do CEIDG