A A A

Prowadzenie książki kontroli w wersji papierowej

Gazeta Podatkowa

Od niespełna 7 miesięcy prowadzimy działalność gospodarczą. Otrzymaliśmy zawiadomienie o planowanej kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy. Wiemy, że jednym z obowiązków jest prowadzenie książki kontroli. W jakiej formie należy to robić? Czy wpisy takie mogą być dokonywane np. w zeszycie?

Przedsiębiorca prowadzi i przechowuje w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Zasady prowadzenia książki kontroli uregulowane są w art. 57 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.). Ustawodawca dopuszcza dwie formy jej prowadzenia: papierową lub elektroniczną. Tym samym przedsiębiorca może prowadzić książkę kontroli w formie papierowej i dodatkowo w formie elektronicznej, jak również może ograniczyć się do prowadzenia książki kontroli tylko w jednej z tych form.

Zatem to do Czytelników należy wybór formy prowadzenia książki kontroli. Jeżeli Czytelnicy chcieliby prowadzić ją w formie tradycyjnej, papierowej, to mogą skorzystać ze specjalnych, gotowych druków książek, które są dostępne w sklepach papierniczych czy księgarniach, ze wzoru dostępnego w Programie DRUKI Gofin lub przeznaczając na ten cel zwykły zeszyt.

Książka kontroli powinna zawierać wpisy obejmujące:

oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę,
oznaczenie upoważnienia do kontroli,
zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
daty podjęcia i zakończenia kontroli.

W przypadku książki papierowej wpisy do niej dokonywane są przez inspektorów. Wpisów do książki prowadzonej w formie elektronicznej dokonuje sam przedsiębiorca.

W razie wszczęcia kontroli przedsiębiorca niezwłocznie powinien okazać kontrolującemu książkę kontroli. Przedsiębiorca nie okazuje książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli. Co istotne, inspektorzy nie posiadają uprawnienia do tego, aby w jakikolwiek sposób przymusić kontrolowanego do okazania książki kontroli. Nieokazanie jej nie powinno w jakikolwiek sposób wpływać na skuteczność prowadzonych czynności kontrolnych, ewentualnie kontroler może (ale nie musi) odnotować ten fakt w protokole kontroli.

Przeglądanie książki kontroli przez organ, jak wszystkie czynności kontrolne w ramach prowadzonego postępowania, powinno odbywać się w obecności przedsiębiorcy lub upoważnionego przez przedsiębiorcę podmiotu, na miejscu, w siedzibie przedsiębiorcy. Panuje pogląd, zgodnie którym organ kontroli może robić notatki z książki kontroli czy kopiować ją, jednak wykluczone jest jej wyniesienie z firmy przedsiębiorcy (miejsce prowadzenia czynności kontrolnych). Niedopuszczalne jest też jej zajęcie jako formy zabezpieczenia dowodów. Poza tym organ nie może zmieniać zapisów książki kontroli dokonanych wcześniej.