A A A

Czas trwania kontroli u przedsiębiorcy i miejsce prowadzenia czynności

Gazeta Podatkowa

Otrzymaliśmy z ZUS zawiadomienie o planowanej kontroli w firmie. Jak długo kontrolerzy mogą prowadzić takie czynności? Czy będą pojawiać się w firmie każdego dnia?

Podstawowe zasady przeprowadzania kontroli u przedsiębiorcy uregulowano w rozdziale 5 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.). Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Mogą być one prowadzone w siedzibie kontrolowanego, miejscu wykonywania działalności gospodarczej bądź, za zgodą lub na wniosek kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji, w tym np. ksiąg podatkowych. Czynności są prowadzone w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Kontrolerom należy zapewnić warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności:

swobodny wstęp i poruszanie się po terenie podmiotu kontrolowanego,
w miarę możliwości samodzielne zamykane pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli.

Inspektorzy swoje czynności powinni wykonywać w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, wówczas konieczność podjęcia takich czynności musi zostać uzasadniona w protokole kontroli.

Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Dopuszczalne jest przeprowadzenie ich w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Jeśli chodzi o kwestię czasu trwania kontroli, to zasadniczo czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest ograniczony. W przypadku mikroprzedsiębiorców limit wynosi 12 dni, u małych przedsiębiorców - 18 dni, u średnich przedsiębiorców - 24 dni, a u pozostałych - 48 dni. Jednak ustawodawca przewidział katalog sytuacji, gdy limity te nie znajdują zastosowania. Przykładowo ograniczenie czasu kontroli nie dotyczy przypadku, gdy jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Prawo przedsiębiorców przewiduje możliwość przedłużenia czasu trwania kontroli. Jest ono możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. W takiej sytuacji czas trwania kontroli nie może spowodować przekroczenia odpowiednio dwukrotności podstawowych limitów czasu kontroli.

Roczny limit kontroli dotyczy czasu trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy.