Zasady prowadzenia inspekcji

Miejsce prowadzenia kontroli

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę można przeprowadzić w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, ale tylko jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. W takim przypadku, za zgodą przedsiębiorcy, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli.

Sposób wykonywania czynności kontrolnych

Czynności kontrolne powinny być prowadzone w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. Gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, konieczność podjęcia takich czynności musi być uzasadniona w protokole kontroli.

Ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.

Zakaz prowadzenia dwóch kontroli równocześnie

Jedną z podstawowych zasad wynikających z Prawa przedsiębiorców jest zasada niepodejmowania i nieprowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Również i od tej zasady Prawo przedsiębiorców przewiduje szereg wyjątków i dopuszcza możliwość prowadzenia więcej niż jednej kontroli, gdy:

• ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej,
   
• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
   
• przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli,
   
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
   
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,
   
• kontrola jest prowadzona na podstawie art. 23b lub art. 23r ust. 1 Prawa energetycznego (Dz. U. z 2019 r. poz. 755 ze zm.),
   
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu,
   
• przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa UE o ochronie konkurencji lub przepisów prawa UE w zakresie ochrony interesów finansowych UE,
   
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym,
   
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków poniesionych w związku z budową pierwszego własnego mieszkania,
   
• prowadzona kontrola jest kontrolą amerykańskich rachunków raportowanych uregulowaną w ustawie o wykonywaniu Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA,
   
• kontrola jest prowadzona na podstawie ustawy o ochronie roślin.

Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa, zakaz prowadzenia więcej niż jednej kontroli dotyczy tego zakładu lub części przedsiębiorstwa. Wyjątek ten nie ma zastosowania do kontroli działalności gospodarczej mikroprzedsiębiorców oraz małych przedsiębiorców. Jeśli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli, który chciał rozpocząć kontrolę odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych, może też ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia inspekcji. Wciąż obowiązująca jest zasada, na mocy której organ kontroli nie przeprowadza kontroli, gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą. I w tym przypadku Prawo przedsiębiorców przewiduje szereg wyjątków opisanych w art. 58 ust. 1.

Przedłużenie czasu trwania kontroli

Z przyczyn niezależnych od organu kontroli możliwe jest przedłużenie czasu trwania kontroli. Wymaga to jednak uzasadnienia na piśmie, które doręcza się przedsiębiorcy. Z tym, że nie może naruszać ogólnych limitów trwania kontroli. Dopuszczalne jest przedłużenie czasu trwania kontroli, jeżeli w jej toku zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego. Przedłużenie jest możliwe, jeśli to zaniżenie przekracza równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak w wysokości nie niższej niż 500 zł, lub zawyżenie straty przekracza równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak w wysokości nie niższej niż 2.500 zł, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Przerwanie kontroli

Organ kontroli może przerwać kontrolę na czas niezbędny do przeprowadzenia badań próbki produktu lub próbki kontrolnej, jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli. O tym fakcie musi jednak wcześniej, pisemnie powiadomić przedsiębiorcę. Czasu przerwy nie wlicza się do czasu trwania kontroli, o ile podczas przerwy przedsiębiorca miał możliwość wykonywania działalności gospodarczej oraz miał nieograniczony dostęp do prowadzonej przez siebie dokumentacji i posiadanych rzeczy, z wyjątkiem zabezpieczonej w celu kontroli próbki. Doręczenie przedsiębiorcy protokołu kontroli nie wymaga ponownego wszczęcia kontroli, a dnia, w którym doręczono przedsiębiorcy protokół, nie wlicza się do czasu trwania kontroli. Co więcej możliwe jest doręczenie protokołu kontroli w trakcie trwania kontroli innego organu. Uzasadnienie czasu trwania przerwy doręcza się przedsiębiorcy. Przerwa nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia w czasie jej trwania kontroli przez inny organ kontroli.

Książka kontroli

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Można ją prowadzić w postaci papierowej, w tym również w formie zbioru dokumentów lub elektronicznej.

Wpisów w książce kontroli prowadzonej w postaci papierowej dokonuje kontrolujący, a w elektronicznej - przedsiębiorca. Przepisy zawierają domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli. Przedsiębiorca nie okazuje książki kontroli, jeżeli udostępnił ją innemu organowi kontroli. W takiej sytuacji okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli.